La
elaboración de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se
debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si
existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan
estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el
adecuado señalamiento de prioridades y de objetivos.
El plan
estratégico deberá establecer los servicios que se presentarán en un futuro
contestando preguntas como las siguientes:
Ø
¿Cuáles
servicios se implementarán?
Ø
¿Cuándo se
pondrán a disposición de los usuarios?
Ø
¿Qué
características tendrán?
Ø
¿Cuántos
recursos se requerirán?
La estrategia
de desarrollo deberá establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la
arquitectura en que estarán fundamentados:
Ø
¿Qué
aplicaciones serán desarrolladas y cuándo?
Ø
¿Qué tipo de
archivos se utilizarán y cuándo?
Ø
¿Qué bases de
datos serán utilizarán y cuándo?
Ø
¿Qué
lenguajes se utilizarán y en que software?
Ø
¿Qué tecnología
será utilizada y cuando se implementará?
Ø
¿Cuántos
recursos se requerirán aproximadamente?
Ø
¿Cuál es
aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software?
En lo
referente a la consulta a los usuarios, el plan estratégico debe definir los requerimientos
de información de la dependencia.
Ø
¿Qué estudios
van a ser realizados al respecto?
Ø
¿Qué
metodología se utilizará para dichos estudios?
Ø
¿Quién
administrará y realizará dichos estudios?
En el área de
auditoría interna debe evaluarse cuál ha sido la participación del auditor y
los controles establecidos.
Por último,
el plan estratégico determina la planeación de los recursos.
Ø
¿Contempla el
plan estratégico las ventajas de la nueva tecnología?
Ø
¿Cuál es la
inversión requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?
El proceso de
planeación de sistemas deberá asegurarse de que todos los recursos requeridos
estén claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y
datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) deberán ser
compatibles con la arquitectura y la tecnología, conque se cuenta actualmente.
Los sistemas
deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen:
requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseño general, análisis,
diseño lógico, desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación,
modificaciones, instalación, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial,
el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad.
La primera
etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe
analizar si el sistema es factible de realizarse, cuál es su relación
costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo.
Se deberá
solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se
encuentren en operación, así como los que estén en la fase de análisis para
evaluar si se considera la disponibilidad y características del equipo, los
sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las
formas de utilización de los sistemas, el costo y los beneficios que reportará
el sistema, el efecto que producirá en quienes lo usarán y el efecto que éstos
tendrán sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas.
En el caso de
sistemas que estén funcionando, se deberá comprobar si existe el estudio de
factibilidad con los puntos señalados y compararse con la realidad con lo
especificado en el estudio de factibilidad
Por ejemplo
en un sistema que el estudio de factibilidad señaló determinado costo y una
serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos
comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades
indicadas como beneficios del sistema.
Para
investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud
razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones,
programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operación, cosa que en la
práctica son costos directos, indirectos y de operación.
Los
beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en
los costos de operación, la reducción del tiempo de proceso de un sistema.
Mayor exactitud, mejor servicio, una mejoría en los procedimientos de control,
mayor confiabilidad y seguridad.
4.1. Documentación y estándares
Una buena documentación es esencial para lograr un diseño correcto y un mantenimiento eficiente de los sistemas. Además de ser precisa y completa, la documentación debe ser algo instructiva, de modo que se pueda averiguar cómo funciona el sistema con solo leer la documentación.
Estándares
Básicos De Documentación:
Ø Debe ser
rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas.
Ø La
documentación deberá ser completa.
Ø Se incluirá
una leyenda o explicación de los términos utilizados.
Ø La
documentación siempre se conserva actualizada.
Servicio de seguridad o condición que asegura que
la información no pueda estar disponible o ser descubierta por o para personas,
entidades o procesos no autorizados. También puede verse como la capacidad del
sistema para evitar que personas no autorizadas puedan acceder a la información
almacenada en él.
La confidencialidad es importante porque la
consecuencia del descubrimiento no autorizado puede ser desastrosa. Los
servicios de confidencialidad proveen protección de los recursos y de la
información en términos del almacenamiento y de la información, para asegurarse
que nadie pueda leer, copiar, descubrir o modificar la información sin
autorización. Así como interceptar las comunicaciones o los mensajes entre
entidades.
Acceso físico
al área de sistemas. Acceso, uso, mantenimiento y resguardo de las bases de
datos. Del personal informático. De las instalaciones del área de sistemas.
Plan de contingencias. Seguridad lógica del sistema.
Evaluación
administrativa del área de sistemas De la misión, visión, objetivos, estrategias,
planes, programas, estructura de la organización, perfil de puestos.
Evaluación de
la documentación de sistemas, de la
seguridad y la protección de los archivos informáticos, instalaciones.
Evaluación
de la capacitación, adiestramiento y promoción del personal.
Evaluación del desarrollo de proyectos
informáticos, estandarización de metodologías, programas, equipos,
sistemas, mobiliario. Lista de verificación (o lista de chequeo).Instrumento
que contiene criterios o indicadores a partir de los cuales se miden y evalúan
las características del objeto, comprobando si cumple con los atributos
establecidos. La lista de verificación se utiliza básicamente en la práctica de
la investigación que forma parte del proceso de evaluación.
4.4. Análisis costo-beneficio de los sistemas contra costo-beneficio obtenido
El análisis de
costo-beneficio es un término que se refiere tanto a
Ø una disciplina formal
(técnica) a utilizarse para evaluar, o ayudar a evaluar, en el caso de un
proyecto o propuesta, que en sí es un proceso conocido como evaluación de
proyectos.
Ø un planteamiento
informal para tomar decisiones de algún tipo, por naturaleza inherente a toda
acción humana.
Bajo ambas definiciones,
el proceso involucra, ya sea explícita o implícitamente, un peso total de los
gastos previstos en contra del total de los beneficios previstos de una o más
acciones con el fin de seleccionar la mejor opción o la más rentable. Muy
relacionado, pero ligeramente diferentes, están las técnicas formales que
incluyen análisis costo-eficacia y análisis de la eficacia del beneficio.
El costo-beneficio es
una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y
mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia técnica
como por motivación humana. Se supone que todos los hechos y actos pueden
evaluarse bajo esta lógica, aquellos dónde los beneficios superan el costo son
exitosos, caso contrario fracasan.
La entrevista se deberá llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la situación de la dependencia en el departamento de Sistemas de Información .
Su objeto es conocer la opinión que tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, así como la difusión de las aplicaciones de la computadora y de los sistemas en operación.
Las entrevistas se deberán hacer, en caso de ser posible, a todos los usuarios o bien en
forma aleatoria a algunos de los usuarios, tanto de los más importantes como de
los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo.
Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben:
Ø Cumplir con los
requerimientos totales del usuario.
Ø Cubrir todos los
controles necesarios.
Ø No exceder las
estimaciones del presupuesto inicial.
Ø Serán fácilmente
modificables.
Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita
una comunicación completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.
En esta misma etapa debió haberse definido la calidad de la información que será procesada por la computadora, estableciéndose los riesgos de la misma y la forma de minimizarlos. Para ello se debieron definir los
controles adecuados, estableciéndose además los niveles de acceso a la
información, es decir, quién tiene privilegios de consulta, modificar o incluso
borrar información.
Esta etapa habrá de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno
especialista en sistemas y por el auditor en informática, para comprobar que se logró una adecuada comprensión de los
requerimientos del usuario y un control satisfactorio de información.
Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los
requeridos y se están proporcionando en forma adecuada, cuando menos será
preciso considerar la siguiente información.
Ø Descripción de los servicios
prestados.
Ø Criterios de evaluación que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio prestado.
Ø Reporte periódico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.
Ø Registro de los requerimientos
planteados por el usuario.
Con esta información se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar si los servicios proporcionados y planeados por la dirección de Informática cubren las necesidades de información de las dependencias.
A continuación se presenta una guía de cuestionario para aplicarse durante la entrevista con el usuario.
1.
¿Considera que el Departamento de Sistemas de Información de los resultados
esperados?.-
Si ( ) No ( )
¿Por qué?
Si ( ) No ( )
¿Por qué?
2. ¿Cómo
considera usted, en general, el servicio proporcionado por el Departamento de
Sistemas de Información?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué?
3. ¿Cubre
sus necesidades el sistema que utiliza el departamento de cómputo?
No las cubre ( )
Parcialmente ( )
La mayor parte ( )
Todas ( )
¿Por qué?
No las cubre ( )
Parcialmente ( )
La mayor parte ( )
Todas ( )
¿Por qué?
4. ¿Hay
disponibilidad del departamento de cómputo para sus requerimientos?
Generalmente no existe ( )
Hay ocasionalmente ( )
Regularmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué?
Generalmente no existe ( )
Hay ocasionalmente ( )
Regularmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué?
5. ¿Son
entregados con puntualidad los trabajos?
Nunca ( )
Rara vez ( )
Ocasionalmente ( )
Generalmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué?
Nunca ( )
Rara vez ( )
Ocasionalmente ( )
Generalmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué?
6. ¿Qué
piensa de la presentación de los trabajadores solicitados al departamento de
cómputo?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué?
7. ¿Qué
piensa de la asesoría que se imparte sobre informática?
No se proporciona ( )
Es insuficiente ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
¿Por qué?
No se proporciona ( )
Es insuficiente ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
¿Por qué?
8. ¿Qué
piensa de la seguridad en el manejo de la información proporcionada por el sistema que utiliza?
Nula ( )
Riesgosa ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
Lo desconoce ( )
¿Por qué?
Nula ( )
Riesgosa ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
Lo desconoce ( )
¿Por qué?
9. ¿Existen
fallas de exactitud en los procesos de información?
¿Cuáles?
¿Cuáles?
10. ¿Cómo utiliza los reportes que se le proporcionan?
11. ¿Cuáles no Utiliza?
12. De aquellos que no utiliza ¿por qué razón los recibe?
13. ¿Qué sugerencias presenta en cuanto a la eliminación de reportes
modificación, fusión, división de reporte?
14. ¿Se
cuenta con un manual de usuario por Sistema?
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
15.¿Es claro
y objetivo el manual del usuario?
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
16¿Qué
opinión tiene el manual?
NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo.
NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo.
17. ¿Quién interviene de su departamento en el diseño de sistemas?
18. ¿Qué sistemas desearía que se incluyeran?
19. Observaciones:
