EVALUACION DE COMPUTO

5. EVALUACIÓN DE CÓMPUTO

La evaluación del equipo de cómputo es una responsabilidad compartida entre la dirección, los usuarios y los analistas de sistemas. Aunque los vendedores darán todo tipo de detalles acerca de sus ofertas particulares, los analistas necesitan supervisar de manera personal el proceso de evaluación, ya que ellos tendrán el mayor interés en la empresa. Además, el analista de sistemas puede orientar a los usuarios y a la directiva acerca de las ventajas y desventajas del equipo antes que ellos puedan desarrollar tal capacidad.

Con base en el inventario del equipo de cómputo actual y de estimados adecuados de las cargas de trabajo actuales y futuras, el siguiente paso en el proceso será considerar los tipos disponibles de equipo que parecieran ajustarse a las necesidades proyectadas. La información de los vendedores sobre los posibles sistemas y configuraciones de los sistemas se volverán más pertinente en esta etapa y deberá revisarse tanto con la directiva como con los usuarios.

Además, la carga de trabajo puede simularse y correrse en diferentes sistemas, incluyendo aquellos que actualmente se encuentran en uso por la organización. A esto se le denomina como evaluación "in situ" o pruebas de rendimiento.

Dentro de los criterios que tanto los analistas de sistemas como los usuarios deben utilizar para evaluar el desempeño de los diferentes equipos, se tienen:

Ø  El tiempo requerido para las operaciones típicas (incluyendo cuánto tiempo se tarda para capturar los datos y cuánto tiempo toma obtener una salida)

Ø  La capacidad total del sistema (qué tantos datos pueden procesarse de manera simultánea, antes de que se presente un problema)

Ø  Los tiempos muertos de la unidad central de proceso y el tamaño de la memoria.

Se analizarán ciertos criterios en demostraciones formales, algunos no podrán simularse y tendrán que suponerse a partir de las especificaciones del fabricante. Es importante distinguir aquellas funciones requeridas de las deseadas antes de caer en el torbellino del vendedor durante sus demostraciones.

Una vez que se conocen los requerimientos funcionales y se entienden los productos disponibles, así como su comparación con los existentes actualmente en la organización, el analista en unión con los usuarios y la directiva, evalúan la conveniencia de adquirir un equipo nuevo. Las opciones pueden encontrarse en un continuo, desde utilizar sólo el equipo disponible actualmente en la empresa, hasta cambiar de manera integral por un nuevo equipo. Entre estas dos opciones se encuentran aquellas pequeñas o grandes modificaciones al sistema actual.

5.1. Inventario de equipo

Para iniciar el proceso de selección de plataforma se realiza el inventario de todo el equipo de cómputo que se encuentre disponible en la organización. Como será evidente, algunas alternativas implican la expansión o la reasignación del equipo actual, de tal forma que es importante conocer lo que se tiene a la mano.

Si no se cuenta con un inventario actualizado del equipo de cómputo, el analista de sistemas deberá establecerlo de manera rápida. Es necesario saber:

1.       El tipo de equipo, número de modelo y fabricante.

2.       El status de la operación del equipo por instalar, en operación, en almacenamiento y con necesidades de reparación.

3.       La estimación del tiempo de uso del equipo.

4.       La vida proyectada del equipo.

5.       La localización física del equipo.

6.       La persona, departamento responsable del equipo.

7.       El status financiero del equipo: propio, rentado o en arrendamiento con opción a compra.

El documento utilizado para realizar el inventario debe ser fácil de llenar, e indicar de manera explícita que se enumere por separado a los equipos periféricos, tales como las unidades de discos y los monitores

5.2. Mantenimiento de los equipos

Como se sabe existen básicamente tres tipos de contrato de mantenimiento: El contrato de mantenimiento total que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que no incluye partes. El contrato que incluye refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente más caro, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepción de daños por negligencia en la utilización del equipo. (Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos grandes).

El segundo tipo de mantenimiento es "por llamada", en el cual en caso de descompostura se le llama al proveedor y éste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para componerlo (casi todos los proveedores incluyen, en la cotización de compostura, el tiempo de traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye refacciones.

El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como "en banco", y es aquel en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y este hace una cotización de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura más las refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para computadoras personales).

Al evaluar el mantenimiento se debe primero analizar cuál de los tres tipos es el que más nos conviene y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalles que las cláusulas estén perfectamente definidas en las cuales se elimine toda la subjetividad y con penalización en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean parciales.

Para poder exigirle el cumplimiento del contrato de debe tener un estricto control sobre las fallas, frecuencia, y el tiempo de reparación.

Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los siguientes cuestionarios:

1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copia del contrato).

2. ¿Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de cómputo?
SI ( ) NO ( )

3. ¿Se lleva a cabo tal programa?
SI ( ) NO ( )

4. ¿Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos?
SI ( ) NO ( )

5. Si los tiempos de reparación son superiores a los estipulados en el contrato, ¿Qué acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido?
SI ( ) NO ( )

6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo que debe ser proporcionado por el proveedor.-
SI ( ) NO ( )
¿Cuál?

8. ¿Cómo se notifican las fallas?

9. ¿Cómo se les da seguimiento?

5.3. Orden en el centro de cómputo

Una dirección de Sistemas de Información bien administrada debe tener y observar reglas relativas al orden y cuidado del departamento de cómputo. Los dispositivos del sistema de cómputo, los archivos magnéticos, pueden ser dañados si se manejan en forma inadecuada y eso puede traducirse en pérdidas irreparables de información o en costos muy elevados en la reconstrucción de archivos. Se deben revisar las disposiciones y reglamentos que coadyuven al mantenimiento del orden dentro del departamento de cómputo.

1. Indique la periodicidad con que se hace la limpieza del departamento de cómputo y de la cámara de aire que se encuentra abajo del piso falso si existe y los ductos de aire:

Semanalmente ( ) Quincenalmente ( )
Mensualmente ( ) Bimestralmente ( )
No hay programa ( ) Otra (especifique) ( )

2. Existe un lugar asignado a las cintas y discos magnéticos?
SI ( ) NO ( )

3. ¿Se tiene asignado un lugar específico para papelería y utensilios de trabajo?
SI ( ) NO ( )

4. ¿Son funcionales los muebles asignados para la cintoteca y discoteca?
SI ( ) NO ( )

5. ¿Se tienen disposiciones para que se acomoden en su lugar correspondiente, después de su uso, las cintas, los discos magnéticos, la papelería, etc.?
SI ( ) NO ( )

6. Indique la periodicidad con que se limpian las unidades de cinta:

Al cambio de turno ( ) cada semana ( )
cada día ( ) otra (especificar) ( )

7. ¿Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en el departamento de cómputo?
SI ( ) NO ( )

8. ¿Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerdan dicha prohibición?
SI ( ) NO ( )

9. ¿Se tiene restringida la operación del sistema de cómputo al personal especializado de la Dirección de Informática?
SI ( ) NO ( )

10. Mencione los casos en que personal ajeno al departamento de operación opera el sistema de cómputo:

Evaluación de la configuración del sistema de cómputo

Los objetivos son evaluar la configuración actual tomando en consideración las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalación y revisar las políticas seguidas por la unidad de informática en la conservación de su programática.

Esta sección está orientada a:

a) Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cómputo con la carga de trabajo actual o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y lago plazo.

b) Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso.

c) Evaluar la utilización de los diferentes dispositivos periféricos.

1. De acuerdo con los tiempos de utilización de cada dispositivo del sistema de cómputo, ¿existe equipo?
¿Con poco uso? SI ( ) NO ( )
¿Ocioso? SI ( ) NO ( )
¿Con capacidad superior a la necesaria? SI ( ) NO ( )

Describa cual es ____________________________________________________

2. ¿El equipo mencionado en el inciso anterior puede reemplazarse por otro más lento y de menor costo?
SI ( ) NO ( )

3. Si la respuesta al inciso anterior es negativa, ¿el equipo puede ser cancelado?
SI ( ) NO ( )

4. De ser negativa la respuesta al inciso anterior, explique las causas por las que no puede ser cancelado o cambiado.
________________________________________________________________

5. ¿El sistema de cómputo tiene capacidad de teleproceso?
SI ( ) NO ( )

6. ¿Se utiliza la capacidad de teleproceso?
SI ( ) NO ( )

7. ¿En caso negativo, exponga los motivos por los cuales no utiliza el teleproceso?
SI ( ) NO ( )

8. ¿Cuantas terminales se tienen conectadas al sistema de cómputo?

9. ¿Se ha investigado si ese tiempo de respuesta satisface a los usuarios?
SI ( ) NO ( )

10. ¿La capacidad de memoria y de almacenamiento máximo del sistema de cómputo es suficiente
para atender el proceso por lotes y el proceso remoto?
SI ( ) NO ( )

5.4. Seguridad y confidencialidad de los equipos

La computadora es un instrumento que estructura gran cantidad de información, la cual puede ser confidencial para individuos, empresas o instituciones, y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta. También pueden ocurrir robos, fraudes o sabotajes que provoquen la destrucción total o parcial de la actividad computacional.

Esta información puede ser de suma importancia, y el no tenerla en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos. Antes esta situación, en el transcurso del siglo XX, el mundo ha sido testigo de la transformación de algunos aspectos de seguridad y de derecho.

En la actualidad y principalmente en las computadoras personales, se ha dado otro factor que hay que considerar el llamado ""virus" de las computadoras, el cual aunque tiene diferentes intenciones se encuentra principalmente para paquetes que son copiados sin autorización ("piratas") y borra toda la información que se tiene en un disco.

Al auditar los sistemas se debe tener cuidado que no se tengan copias "piratas" o bien que, al conectarnos en red con otras computadoras, no exista la posibilidad de transmisión del virus.

El uso inadecuado de la computadora comienza desde la utilización de tiempo de máquina para usos ajenos de la organización, la copia de programas para fines de comercialización sin reportar los derechos de autor hasta el acceso por vía telefónica a bases de datos a fin de modificar la información con propósitos fraudulentos.

Un método eficaz para proteger sistemas de computación es el software de control de acceso. Dicho simplemente, los paquetes de control de acceso protegen contra el acceso no autorizado, pues piden del usuario una contraseña antes de permitirle el acceso a información confidencial. Dichos paquetes han sido populares desde hace muchos años en el mundo de las computadoras grandes, y los principales proveedores ponen a disposición de clientes algunos de estos paquetes.

El sistema integral de seguridad debe comprender:

Ø  Elementos administrativos

Ø  Definición de una política de seguridad

Ø  Organización y división de responsabilidades

Ø  Seguridad física y contra catástrofes (incendio, terremotos, etc.)

Ø  Prácticas de seguridad del personal

Ø  Elementos técnicos y procedimientos

Ø  Sistemas de seguridad (de equipos y de sistemas, incluyendo todos los elementos, tanto redes como terminales.

Ø  Aplicación de los sistemas de seguridad, incluyendo datos y archivos

Ø  El papel de los auditores, tanto internos como externos

Ø  Planeación de programas de desastre y su prueba.

Ø  Se debe evaluar el nivel de riesgo que puede tener la información para poder hacer un adecuado estudio costo/beneficio entre el costo por perdida de información y el costo de un sistema de seguridad, para lo cual se debe considerar lo siguiente:

Ø  Clasificar la instalación en términos de riesgo (alto, mediano, pequeño).

Ø  Identificar aquellas aplicaciones que tengan un alto riesgo.

Ø  Cuantificar el impacto en el caso de suspensión del servicio en aquellas aplicaciones con un alto riesgo.

Ø  Formular las medidas de seguridad necesarias dependiendo del nivel de seguridad que se requiera.

La justificación del costo de implantar las medidas de seguridad para poder clasificar el riesgo e identificar las aplicaciones de alto riesgo, se debe preguntar lo siguiente:

Ø  Que sucedería si no se puede usar el sistema?

Ø  Si la contestación es que no se podría seguir trabajando, esto nos sitúa en un sistema de alto riego.

La siguiente pregunta es:

Ø  ¿Qué implicaciones tiene el que no se obtenga el sistema y cuánto tiempo podríamos estar sin utilizarlo?

Ø  ¿Existe un procedimiento alterno y que problemas nos ocasionaría?

Ø  ¿Que se ha hecho para un caso de emergencia?

Una vez que se ha definido, el grado de riesgo, hay que elaborar una lista de los sistemas con las medias preventivas que se deben tomar, así como las correctivas en caso de desastre señalándole a cada uno su prioridad.

Hay que tener mucho cuidado con la información que sale de la oficina, su utilización y que sea borrada al momento de dejar la instalación que está dando respaldo.

Para clasificar la instalación en términos de riesgo se debe:

Ø  Clasificar los datos, información y programas que contienen información confidencial que tenga un alto valor dentro del mercado de competencia de una organización, e información que sea de difícil recuperación.

Ø  Identificar aquella información que tenga un gran costo financiero en caso de pérdida o bien puede provocar un gran impacto en la toma de decisiones.

Ø  Determinar la información que tenga una gran pérdida en la organización y, consecuentemente, puedan provocar hasta la posibilidad de que no pueda sobrevivir sin esa información.

Ø  Para cuantificar el riesgo es necesario que se efectúen entrevistas con los altos niveles administrativos que sean directamente afectados por la suspensión en el procesamiento y que cuantifiquen el impacto que les puede causar este tipo de situaciones.

Para evaluar las medidas de seguridad se debe:

Ø  Especificar la aplicación, los programas y archivos.

Ø  Las medidas en caso de desastre, pérdida total, abuso y los planes necesarios.

Ø  Las prioridades que se deben tomar en cuanto a las acciones a corto y largo plazo.

Ø  En cuanto a la división del trabajo se debe evaluar que se tomen las siguientes precauciones, las cuales dependerán del riesgo que tenga la información y del tipo y tamaño de la organización.

•   El personal que prepara la información no debe tener acceso a la operación.
• Los análisis y programadores no deben tener acceso al área de operaciones y viceversa.
• Los operadores no debe tener acceso restringida a las librerías ni a los lugares donde se tengan los archivos almacenados; es importante separar las funciones de librería y de operación.
• Los operadores no deben ser los únicos que tengan el control sobre los trabajos procesados y no deben hacer las correcciones a los errores detectados.
• Al implantar sistemas de seguridad puede, reducirse la flexibilidad en el trabajo, pero no debe reducir la eficiencia.

5.5. Controles

Los datos son uno de los recursos más valiosos de las organizaciones y, aunque son intangibles, necesitan ser controlados y auditados con el mismo cuidado que los demás inventarios de la organización, por lo cual se debe tener presente:

a) La responsabilidad de los datos es compartida conjuntamente por alguna función determinada y el departamento de cómputo.

b) Un problema de dependencia que se debe considerar es el que se origina por la duplicidad de los datos y consiste en poder determinar los propietarios o usuarios posibles(principalmente en el caso de redes y banco de datos) y la responsabilidad de su actualización y consistencia.

c) Los datos deberán tener una clasificación estándar y un mecanismo de identificación que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicación y de todas las aplicaciones en general.

d) Se deben relacionar los elementos de los datos con las bases de datos donde están almacenados, así como los reportes y grupos de procesos donde son generados.

•   CONTROL DE LOS DATOS FUENTES
•   CONTROL DE OPERACIÓN
• ØCONTROL DE SALIDA
•   CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTOS
• Ø CONTROL DE MANTENIMIENTOS