EVALUACION DE SISTEMAS

4. EVALUACIÓN DE SISTEMAS

La elaboración de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el adecuado señalamiento de prioridades y de objetivos.

El plan estratégico deberá establecer los servicios que se presentarán en un futuro contestando preguntas como las siguientes:

Ø  ¿Cuáles servicios se implementarán?

Ø  ¿Cuándo se pondrán a disposición de los usuarios?

Ø  ¿Qué características tendrán?

Ø  ¿Cuántos recursos se requerirán?

La estrategia de desarrollo deberá establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarán fundamentados:

Ø  ¿Qué aplicaciones serán desarrolladas y cuándo?

Ø  ¿Qué tipo de archivos se utilizarán y cuándo?

Ø  ¿Qué bases de datos serán utilizarán y cuándo?

Ø  ¿Qué lenguajes se utilizarán y en que software?

Ø  ¿Qué tecnología será utilizada y cuando se implementará?

Ø  ¿Cuántos recursos se requerirán aproximadamente?

Ø  ¿Cuál es aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software?

En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratégico debe definir los requerimientos de información de la dependencia.

Ø  ¿Qué estudios van a ser realizados al respecto?

Ø  ¿Qué metodología se utilizará para dichos estudios?

Ø  ¿Quién administrará y realizará dichos estudios?

En el área de auditoría interna debe evaluarse cuál ha sido la participación del auditor y los controles establecidos.

Por último, el plan estratégico determina la planeación de los recursos.

Ø  ¿Contempla el plan estratégico las ventajas de la nueva tecnología?

Ø  ¿Cuál es la inversión requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?

El proceso de planeación de sistemas deberá asegurarse de que todos los recursos requeridos estén claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) deberán ser compatibles con la arquitectura y la tecnología, conque se cuenta actualmente.

Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseño general, análisis, diseño lógico, desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación, modificaciones, instalación, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad.

La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cuál es su relación costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo.

Se deberá solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operación, así como los que estén en la fase de análisis para evaluar si se considera la disponibilidad y características del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilización de los sistemas, el costo y los beneficios que reportará el sistema, el efecto que producirá en quienes lo usarán y el efecto que éstos tendrán sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas.

En el caso de sistemas que estén funcionando, se deberá comprobar si existe el estudio de factibilidad con los puntos señalados y compararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad

Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad señaló determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema.

Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operación, cosa que en la práctica son costos directos, indirectos y de operación.

Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operación, la reducción del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejoría en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.

4.1. Documentación y estándares

Una buena documentación es esencial para lograr un diseño correcto y un mantenimiento eficiente de los sistemas.       Además de ser precisa y completa, la documentación debe ser algo instructiva, de modo que se pueda averiguar cómo funciona el sistema con solo leer la documentación.

Estándares Básicos De Documentación:

Ø  Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas.

Ø  La documentación deberá ser completa.

Ø  Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

Ø  La documentación siempre se conserva actualizada.

4.2. Confidencialidad de los sistemas 

Servicio de seguridad o condición que asegura que la información no pueda estar disponible o ser descubierta por o para personas, entidades o procesos no autorizados. También puede verse como la capacidad del sistema para evitar que personas no autorizadas puedan acceder a la información almacenada en él.

La confidencialidad es importante porque la consecuencia del descubrimiento no autorizado puede ser desastrosa. Los servicios de confidencialidad proveen protección de los recursos y de la información en términos del almacenamiento y de la información, para asegurarse que nadie pueda leer, copiar, descubrir o modificar la información sin autorización. Así como interceptar las comunicaciones o los mensajes entre entidades.

4.3. Seguridad de los sistemas

Acceso físico al área de sistemas. Acceso, uso, mantenimiento y resguardo de las bases de datos. Del personal informático. De las instalaciones del área de sistemas. Plan de contingencias. Seguridad lógica del sistema.

Evaluación administrativa del área de sistemas De la misión, visión, objetivos, estrategias, planes, programas, estructura de la organización, perfil de puestos. 

Evaluación de la documentación de sistemas, de la seguridad y la protección de los archivos informáticos, instalaciones. 

 Evaluación de la capacitación, adiestramiento y promoción del personal. 

 Evaluación del desarrollo de proyectos informáticos, estandarización de metodologías, programas, equipos, sistemas, mobiliario. Lista de verificación (o lista de chequeo).Instrumento que contiene criterios o indicadores a partir de los cuales se miden y evalúan las características del objeto, comprobando si cumple con los atributos establecidos. La lista de verificación se utiliza básicamente en la práctica de la investigación que forma parte del proceso de evaluación.

4.4. Análisis costo-beneficio de los sistemas contra costo-beneficio obtenido

El análisis de costo-beneficio es un término que se refiere tanto a

Ø  una disciplina formal (técnica) a utilizarse para evaluar, o ayudar a evaluar, en el caso de un proyecto o propuesta, que en sí es un proceso conocido como evaluación de proyectos.

Ø  un planteamiento informal para tomar decisiones de algún tipo, por naturaleza inherente a toda acción humana.

Bajo ambas definiciones, el proceso involucra, ya sea explícita o implícitamente, un peso total de los gastos previstos en contra del total de los beneficios previstos de una o más acciones con el fin de seleccionar la mejor opción o la más rentable. Muy relacionado, pero ligeramente diferentes, están las técnicas formales que incluyen análisis costo-eficacia y análisis de la eficacia del beneficio.

El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia técnica como por motivación humana. Se supone que todos los hechos y actos pueden evaluarse bajo esta lógica, aquellos dónde los beneficios superan el costo son exitosos, caso contrario fracasan. 

4.5. Encuesta a usuarios

La entrevista se deberá llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la situación de la dependencia en el departamento de Sistemas de Información .

Su objeto es conocer la opinión que tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, así como la difusión de las aplicaciones de la computadora y de los sistemas en operación.

Las entrevistas se deberán hacer, en caso de ser posible, a todos los usuarios o bien en forma aleatoria a algunos de los usuarios, tanto de los más importantes como de los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo.

Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben:

Ø  Cumplir con los requerimientos totales del usuario.

Ø  Cubrir todos los controles necesarios.

Ø  No exceder las estimaciones del presupuesto inicial.

Ø  Serán fácilmente modificables.

Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una comunicación completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.

En esta misma etapa debió haberse definido la calidad de la información que será procesada por la computadora, estableciéndose los riesgos de la misma y la forma de minimizarlos. Para ello se debieron definir los controles adecuados, estableciéndose además los niveles de acceso a la información, es decir, quién tiene privilegios de consulta, modificar o incluso borrar información.

Esta etapa habrá de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno especialista en sistemas y por el auditor en informática, para comprobar que se logró una adecuada comprensión de los requerimientos del usuario y un control satisfactorio de información.

Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los requeridos y se están proporcionando en forma adecuada, cuando menos será preciso considerar la siguiente información.

Ø  Descripción de los servicios prestados.

Ø  Criterios de evaluación que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio prestado.

Ø  Reporte periódico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.

Ø  Registro de los requerimientos planteados por el usuario.

Con esta información se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar si los servicios proporcionados y planeados por la dirección de Informática cubren las necesidades de información de las dependencias.

A continuación se presenta una guía de cuestionario para aplicarse durante la entrevista con el usuario.

1. ¿Considera que el Departamento de Sistemas de Información de los resultados esperados?.-
Si ( ) No ( )
¿Por qué?

2. ¿Cómo considera usted, en general, el servicio proporcionado por el Departamento de Sistemas de Información?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué?

3. ¿Cubre sus necesidades el sistema que utiliza el departamento de cómputo?
No las cubre ( )
Parcialmente ( )
La mayor parte ( )
Todas ( )
¿Por qué?

4. ¿Hay disponibilidad del departamento de cómputo para sus requerimientos?
Generalmente no existe ( )
Hay ocasionalmente ( )
Regularmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué?

5. ¿Son entregados con puntualidad los trabajos?
Nunca ( )
Rara vez ( )
Ocasionalmente ( )
Generalmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué?

6. ¿Qué piensa de la presentación de los trabajadores solicitados al departamento de cómputo?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué?

7. ¿Qué piensa de la asesoría que se imparte sobre informática?
No se proporciona ( )
Es insuficiente ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
¿Por qué?

8. ¿Qué piensa de la seguridad en el manejo de la información proporcionada por el sistema que utiliza?
Nula ( )
Riesgosa ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
Lo desconoce ( )
¿Por qué?

9. ¿Existen fallas de exactitud en los procesos de información?
¿Cuáles?

10. ¿Cómo utiliza los reportes que se le proporcionan?

11. ¿Cuáles no Utiliza?

12. De aquellos que no utiliza ¿por qué razón los recibe?

13. ¿Qué sugerencias presenta en cuanto a la eliminación de reportes modificación, fusión, división de reporte?

14. ¿Se cuenta con un manual de usuario por Sistema?
SI ( ) NO ( )

15.¿Es claro y objetivo el manual del usuario?
SI ( ) NO ( )

16¿Qué opinión tiene el manual?
NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo.

17. ¿Quién interviene de su departamento en el diseño de sistemas?

18. ¿Qué sistemas desearía que se incluyeran?

19. Observaciones: